Privacyverklaring

Datum laatste wijziging: maart 2019

Albeda vindt het belangrijk dat jouw privacy wordt beschermd. Aan de andere kant vindt Albeda het ook belangrijk dat het onderwijs zo passend mogelijk wordt ingevuld. Om dit te kunnen realiseren hebben we bepaalde persoonlijke informatie nodig. We hebben dan ook diverse operationele en technische maatregelen getroffen om jouw gegevens te beschermen. Deze maatregelen zijn in lijn met  de richtlijnen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

Wat staat er in de privacyverklaring?
De privacyverklaring is gebaseerd op de AVG, die op 25 mei 2018 van kracht is geworden. Naast deze verklaring zijn er ook nog apart privacyreglementen voor studenten en medewerkers van Albeda.

Deze verklaring is opgesteld op 01 februari 2019. Zodra er aanleiding is, zal Albeda de privacyverklaring aanpassen aan de gewijzigde situatie en/of regelgeving. Voor de meest recente versie kun je terecht op de website van Albeda.

In de privacyverklaring worden onderstaande onderwerpen behandeld:

  • Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij?

  • Wat doen wij met jouw persoonsgegevens?

  • Hoe worden mijn persoonsgegevens beschermd?

  • Welke rechten heb jij?

  • Hoe kan ik een melding doen bij vermeende schending van mijn rechten?

  • Waar kan ik terecht met vragen over deze verklaring?

  • Hoe zit het met aansprakelijkheid en auteursrechten?

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Als onderwijsinstelling heeft Albeda diverse verplichtingen die het moet nakomen. Om dit te kunnen doen moet Albeda persoonsgegevens verwerken van de studenten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om gegevens die nodig zijn om je aan te melden bij een opleiding, om je resultaten te registreren, om je te begeleiden tijdens de looptijd van je studie of om je uiteindelijk een diploma te kunnen verstrekken. Daarnaast zijn wij verplicht om bepaalde persoonsgebonden informatie te delen met andere partijen, zoals DUO en leerplichtambtenaren.

Voor het registreren van andere privacygevoelige informatie dien je uitdrukkelijk toestemming aan Albeda te geven. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan beeldmateriaal dat gebruikt wordt voor marketingdoeleinden. Uiteraard is het altijd mogelijk om de verstrekte toestemming tot het verwerken van persoonsgegevens op elk moment in te trekken, of een niet gegeven toestemming alsnog te verlenen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
De persoonsgegevens die Albeda van jou heeft, heb jij aan ons ter beschikking gesteld. Het gaat hierbij om persoonsgegevens die wij nodig hebben om onze taken goed uit te voeren. Hieronder een opsomming van deze persoonsgegevens:

  • Personalia, zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, burgerservicenummer (ook wel onderwijsnummer), nationaliteit, geboorteplaats en e-mailadres;

  • Financiële gegevens, zoals je bankrekeningnummer en rekeningen die wij verstuurd hebben;

  • Gegevens van je ouder(s)/voogd incl. adresgegevens;

  • Gegevens over je vooropleiding;

  • Gegevens over je opleiding(en) binnen Albeda, zoals klas, stage-/leerbedrijf informatie, rooster, etc.;

  • Gegevens over je studievoortgang, zoals aanwezigheid, begeleiding, examinering en diplomering;

  • Gegevens over docenten en begeleiders die bij jouw Albeda loopbaan betrokken zijn;

  • Pasfoto, o.a. voor je studentenpas en ons studentenregistratiesysteem.

Om een overzicht te krijgen van alle gegevens die we verwerken en in de systemen waarin wij dat doen, kun je het dataverwerkingsregister studenten of medewerkers bekijken op het Portaal. Hierin is ook opgenomen of de data eventueel verwerkt worden door een externe partij. In het geval de gegevens door een externe partij verwerkt worden, hebben wij een verwerkersovereenkomst met deze partij gesloten. In deze overeenkomst wordt de beveiliging van de gegevens geregeld. Hierbij houdt Albeda eveneens rekening met de geldende wettelijke verplichtingen en eventuele aanvullende beveiligingseisen vanuit Albeda.

Wat wij doen met jouw persoonsgegevens?
Over het algemeen gebruiken we jouw gegevens om het onderwijs dat je bij Albeda volgt, goed in te kunnen vullen. Voor sommige gegevens zijn wij echter verplicht deze te delen met externe organisaties, zoals DUO, de Onderwijsinspectie, onze accountant, bepaalde samenwerkingsverbanden, de leerplichtambtenaar van de gemeente of stage- en leerwerkbedrijven. In deze gevallen wordt uitsluitend die informatie gedeeld, die minimaal noodzakelijk is.

Verder gebruiken we binnen Albeda ook registratiesystemen en applicaties waarvan de data niet bij Albeda, maar bij de externe partij wordt opgeslagen. Hierbij kun je denken aan lesprogramma’s, roosterprogramma’s of examineringsapplicaties. Voor al deze samenwerkingen heeft Albeda contracten afgesloten met de betreffende partijen waarin de borging van de privacygevoelige informatie geregeld is. Ook hierbij zijn de kaders van de AVG leidend geweest.

Jouw gegevens kunnen binnen Albeda alleen worden ingezien door medewerkers die dit vanuit hun functie moeten kunnen inzien. Dit is geborgd door autorisaties die in de systemen zijn opgenomen. De opslag van jouw gegevens in onze systemen is conform de wettelijke bewaartermijnen die voor een onderwijsinstelling van toepassing zijn.

Tenslotte zal Albeda jouw gegevens nooit delen met, verkopen aan of ter beschikking stellen aan externe commerciële partijen voor andere doeleinden, dan die in deze verklaring zijn opgenomen.

Hoe worden mijn persoonsgegevens beschermd?
Wij vinden het erg belangrijk dat de door jouw gegeven informatie beschermd wordt. Om te voorkomen dat er ongeautoriseerde toegang verschaft wordt of informatie verspreid wordt, hebben wij passende fysieke en elektronische maatregelen genomen om de informatie die wij verzamelen te beveiligen. Daarnaast adviseren we je zorgvuldig en vertrouwelijk met je persoonsgegevens om te gaan en gegevens niet openbaar te delen.

Welke rechten heb je?
Als betrokkene bij Albeda (iemand waarvan wij gegevens verwerken) heb je de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens:

  • Recht op informatie
    Je hebt recht op duidelijke informatie over welke persoonsgegevens we met welk doel van je gebruiken en of deze gegevens aan derden worden verstrekt. We informeren je hierover in deze privacyverklaring. Daarnaast hebben we bij Albeda een verantwoordingsplicht. We moeten aan kunnen tonen dat we aan de privacyregels voldoen.

  • Het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens)
    Je kunt vragen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben rechtstreeks over te dragen aan jou of aan een door jou aangewezen organisatie.

  • Het recht op vergetelheid
    Het recht op vergetelheid wil zeggen dat Albeda in een aantal gevallen jouw persoonsgegevens moet wissen. In de volgende gevallen moet Albeda persoonsgegevens wissen:

    • De gegevens zijn niet meer nodig;

    • Je trekt jouw toestemming voor het gebruik van de gegevens in;

    • Je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens (zie: ‘Recht van bezwaar’)

    • De gegevens zijn/worden onrechtmatig verwerkt;

    • De wettelijke bewaringstermijn is overschreden.

  • Recht op inzage
    Op verzoek heb je recht op inzage in jouw eigen gegevens die wij hebben vastgelegd. Wij laten dan vervolgens weten:

    • of wij gegevens van je gebruiken.

    • welke gegevens wij gebruiken.

    • aan wie de gegevens worden verstrekt.

    • wat de herkomst van de gegevens is.

      NB: persoonlijke aantekeningen vallen niet onder het inzagerecht, tenzij deze in een dossier worden opgenomen of aan derden worden verstrekt.

  • Recht op rectificatie en aanvulling
    Op verzoek heb je het recht om gegevens die wij verwerken te wijzigen. Dit kan zijn indien de gebruikte gegevens:

    • feitelijk onjuist zijn.

    • onvolledig of irrelevant zijn.

    • in strijd met de wet worden gebruikt.

      In geval van rectificatie zullen wij derde partijen die de gegevens gebruiken informeren.

  • Recht op beperking van de verwerking
    Op verzoek heb je het recht op beperking van de verwerking van je gegevens. Beperking van de verwerking geldt in de volgende situaties:

    • De gegevens zijn mogelijk onjuist; totdat deze zijn gecontroleerd, mogen ze niet worden gebruikt.

    • De verwerking is onrechtmatig; we mogen bepaalde gegevens niet verwerken, maar jij wil (nog) niet dat deze worden gewist.

    • Gegevens zijn niet meer nodig; we hebben de gegevens niet meer nodig, maar jij wel.

    • Betrokkene maakt bezwaar; we moeten stoppen met de verwerking van jouw gegevens totdat het bezwaar is opgelost of indien er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn.

  • Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering (menselijke blik)
    Indien er besluiten worden genomen op basis van automatisch verwerkte gegevens kun je verzoeken om deze besluiten opnieuw te nemen na een menselijke beoordeling.

  • Recht van bezwaar
    Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Albeda moet dan stoppen met de gegevensverwerking tot het bezwaar is opgelost of totdat Albeda heeft aangetoond dat de gronden voor de verwerking zwaarder wegen dan het bezwaar.

Indien je gebruik wilt maken van bovenstaande rechten dan kun je als betrokkene, gemachtigde of wettelijk vertegenwoordiger, hiertoe een verzoek indienen. Indien van toepassing, hebben wij een kopie nodig van een machtiging of document waaruit het wettelijk vertegenwoordigerschap blijkt, zoals een paspoort, trouwboekje of rechterlijk vonnis. Wij zullen het verzoek vervolgens beoordelen en binnen vier weken beantwoorden.

Je kunt het verzoek indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming:

Albeda
t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 9451
3071 AL Rotterdam
Email: fg@albeda.nl

Hoe kan ik een melding doen bij vermeende schending van mijn rechten?
Als je niet tevreden bent over het gebruik van jouw persoonsgegevens door Albeda, dan kun je een klacht indienen. Dat kan bijvoorbeeld wanneer je vindt dat Albeda niet zorgvuldig omgaat met je persoonsgegevens, of wanneer je niet tevreden bent over onze reactie. Gebruik in dat geval het klachtenformulier op onze website. Je kunt jouw klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Waar kan ik terecht met vragen over deze verklaring?
Albeda heeft een onafhankelijke, interne toezichthouder aangesteld. Deze Functionaris Gegevensbescherming ziet erop toe dat de verwerkingen van persoonsgegevens binnen Albeda in overeenstemming is met de wet. Voor vragen over deze verklaring kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via fg@albeda.nl. Geef in je mail je naam, telefoonnummer en een korte omschrijving van je vraag of opmerking. Alle informatie wordt door de FG vertrouwelijk behandeld.

Hoe zit het met aansprakelijkheid en auteursrechten?
Lezers van de informatie zijn zelf verantwoordelijk voor het gebruik van de informatie. Albeda kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de inhoud van de informatie of voor de (directe of indirecte) gevolgen van het gebruik daarvan. Aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend.

Albeda sluit alle aansprakelijkheid uit die voortvloeit uit of verband houdt met het gebruik van de website of met de tijdelijke onmogelijkheid om de website te kunnen raadplegen. Albeda aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor de inhoud van sites die niet door Albeda worden onderhouden en waarnaar in links wordt verwezen.

Auteursrechten
Op de website albeda.nl geldt een auteursrecht van Albeda. Het is niet toegestaan om zonder toestemming van Albeda informatie te verveelvoudigen, bewerken, openbaar te maken of op te slaan in een geautomatiseerd gegevensbestand.

Albeda respecteert de rechten van derden. Mocht je van mening zijn dat je recht kunt doen gelden op één van de teksten of illustraties zoals gepubliceerd op www.albeda.nl, dan kun je contact opnemen met:

Albeda
Afdeling Juridische Zaken
Postbus 9451
3071 AL Rotterdam