Beroep

Als office assistant ben je de verbindende factor binnen elke organisatie met een secretariaat of een afdeling van overheids-, profit- en nonprofitorganisaties. Je werkzaamheden spelen zich af op afdelingsniveau en zijn vaak primair intern gericht.

Als management assistant kun je werkzaam zijn binnen elke organisatie met een directie of manager(s) van overheids-, profit- en nonprofitorganisaties. Kenmerkend voor dit beroep is de noodzaak goed inzicht te hebben in de processen en overzicht te hebben over de secretariële taken.

Bekijk de film van Office-en managementsupport

Meer informatie

Waar kom je te werken?

Als office assistant ben je de verbindende factor binnen elke organisatie met een secretariaat of een afdeling van overheids-, profit- en nonprofitorganisaties. Ook de grootte van de organisatie kan variëren van een kleine organisatie waar je (ondersteunende) secretariële taken combineert met andere (ondersteunende) taken tot een grote organisatie waar je op een (groot) secretariaat werkt.

Als management assistant kun je werkzaam zijn binnen elke organisatie met een directie of manager(s) van overheids-, profit- en nonprofitorganisaties. De grootte van de organisatie kan variëren van een kleine organisatie waar je je taken combineert met ondersteunende taken tot een grote organisatie waar je op een (groot) directiesecretariaat werkt.

Wat worden je werkzaamheden?

Je werkzaamheden als office assistant spelen zich af op afdelingsniveau en zijn vaak primair intern gericht. Hoewel je met enige regelmaat externe contacten hebt, is er doorgaans sprake van een backoffice functie. Je werkt meer vanuit concepten, instructies en/of eigen aantekeningen. Je gaat zorgvuldig om met gegevens en draagt zorg voor een goede dossiervorming.

Je werkzaamheden als management assistant spelen zich af op organisatieniveau en zijn vaak extern gericht. Je hebt regelmatig externe contacten. Doorgaans is hier sprake van een frontoffice functie. Kenmerkend voor dit beroep is de noodzaak goed inzicht te hebben in de processen en overzicht te hebben over de secretariële taken. Je begrijpt waarom je bepaalde taken verricht en kan dit uitleggen of er toelichting bij geven.

Welke vaardigheden heb je nodig?

Het werken op een secretariaat/afdeling voor verschillende opdrachtgevers kan in geval van naderende deadlines spanningen veroorzaken. Als office assistant moet je daarom goed kunnen plannen en stressbestendig zijn. Je beslissingsbevoegdheid als office assistant is in het algemeen (redelijk) beperkt. De regiefunctie is voorbehouden aan hoger opgeleide beroepsbeoefenaren.

Het werken voor verschillende directeuren en managers als management assistant kan in geval van naderende deadlines spanningen veroorzaken, je moet daarom goed kunnen plannen en stressbestendig zijn. Je stelt je in externe contacten klantgericht op, leeft je in de situatie en de wensen van de klant in en komt je afspraken na. Je beschikt over enig cijfermatig inzicht en begrijpt waarom je bepaalde handelingen verricht. Je gaat zorgvuldig om met de verwerking van (vertrouwelijke) gegevens. Je denkt marktgericht c.q. vanuit de opdrachtgever, bent zakelijk, proactief, improviseert zonodig, drukt je mondeling en schriftelijk zeer goed uit en speelt goed in op mensen en situaties.

Kans op een baan

Het is goed om te weten welke kansen op werk je hebt met de opleiding van jouw keuze. Op de site van SBB, kans op stage, leerbaan en werk vind je deze informatie terug. 

Voor meer informatie, verwijzen we je door naar de site van SBB, de Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven. Kijk bij de laatste publicatie over de regio Rijnmond.